ufficio stampa

L’ufficio stampa è quella struttura che all’interno di una organizzazione si occupa della gestione dell’informazione verso l’esterno rappresentando un ente, un’azienda, una struttura (pubblica o privata) o un singolo individuo in tutti i rapporti con il pubblico esterno quali media e clienti.

In una società complessa come la nostra, la conoscenza da parte di un individuo avviene spesso attraverso l’esperienza mediata dai mass media. È per questo motivo che il compito principale di un ufficio stampa consiste nella gestione dei rapporti con i mass media, anche se questo non deve far dimenticare che i destinatari ultimi dei messaggi sono sempre i cittadini.

La funzione principale di un ufficio stampa è quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall’interno dell’ente/organizzazione verso gli organi di informazione, per i quali, a sua volta, è il punto di riferimento. Ha quindi il compito di trasmettere le notizie in modo chiaro, attraverso i canali appropriati, nei tempi opportuni, raggiungendo i destinatari privilegiati del proprio messaggio.

Gli obiettivi sono: ottenere la migliore e più ampia visibilità possibile sui media, contribuire ad aumentare l’influenza, a rafforzare il prestigio, l’autorevolezza, a costruire un’immagine positiva dell’organizzazione o ente o azienda che si rappresenta e a consolidarla nel tempo.

I principali interlocutori dell’ufficio stampa sono: quotidiani, web, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.
Nella gestione dei complessi e delicati rapporti con i mezzi di comunicazione di massa, l’addetto stampa deve essere sempre aggiornato sui cambiamenti nel panorama editoriale. E se è riuscito a instaurare solidi rapporti con i referenti dei vari media, può svolgere un’altra importante funzione: quella di interpretare i segnali che provengono dai mezzi di informazione, analizzando l’opinione che il mondo del giornalismo ha dell’azienda, ente o associazione di cui si occupa e tenendone conto nella scelta dei temi in agenda da affrontare nelle successive conferenze stampa.

L’ufficio stampa svolge molteplici attività tra le quali:

organizzare la raccolta e l’archiviazione della documentazione di base inerente l’organizzazione, l’ente, l’azienda di cui si occupa (il piano di comunicazione, le strategie di sviluppo dell’ente, informazioni sui prodotti o servizi erogati, foto e immagini, video, ecc.);
verificare fonti, notizie, riferimenti all’attività e reperire documentazione;
individuare i punti di forza dell’organizzazione utili alla promozione della stessa;
curare una serie di rapporti personali con giornalisti, addetti stampa, personaggi della politica, del sindacato, della cultura quali destinatari dell’informazione, dunque creare una rete di relazioni pubbliche ampia e personale;
promuovere l’immagine, i prodotti, le attività dell’ente/azienda/personaggio pubblico per fidelizzare sempre più utenti, clienti, fans/elettori, inviando comunicati e materiali ai vari media;
promuovere e organizzare particolari eventi, conferenze e manifestazioni;
elaborare una rassegna stampa quotidiana e dei dossier tematici che raccolgono pubblicazioni inerenti l’organizzazione che si rappresenta o eventi/temi di interesse della stessa.

Gli strumenti di un ufficio stampa

Strumenti operativi

La necessità di dotarsi di un’adeguata strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il lavoro di un ufficio stampa. Computer, telefono, fax, fotocopiatrice, televisore, registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di stampa, elenchi aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali, elenchi telefonici non dovrebbero mai mancare a un buon ufficio stampa.

Ma, oltre alle apparecchiature, l’addetto stampa per svolgere il suo lavoro deve saper comunicare attraverso:

articoli di promozione;
foto e immagini;
mailing list;
comunicato stampa;
cartelle stampa;
conferenza stampa;
intervista;
eventi;
premi letterari, mostre, fiere.

Per finire andiamo a vedere quali sono gli elementi fondamentali da conoscere se si lavora in un ufficio stampa:

L’area di distribuzione della notizia o evento;
Per i periodici e i quotidiani, i tempi entro i quali inviare il comunicato affinché l’articolo possa essere pubblicato sul numero che circola nel periodo interessato. È importante capire di un periodico: i giorni che copre (es. dal lun. al ven.); la data precisa di uscita (da quando la notizia può essere effettivamente in circolazione ed è quindi visibile); la scadenza entro la quale si accettano ancora i comunicati.

In una società dominata dall’informazione e dalla comunicazione, quella del comunicatore è una figura centrale, che ricopre un ruolo strategico nel processo comunicativo.

L’esperto di comunicazione ha il compito di creare e diffondere, attraverso i mass media, l’immagine dell’organizzazione che rappresenta e di curare la comunicazione interna all’organizzazione, gestendo i flussi informativi.
Lavora soprattutto presso enti pubblici, aziende private o uffici stampa. Può lavorare come dipendente, libero professionista o collaboratore di una società di consulenza che offre servizi in questo settore.

Le principali competenze, oltre a una buona cultura, sono la conoscenza degli strumenti comunicativi (intervista, circolari, comunicati stampa, ecc.) e la capacità di pianificare strategie di informazione in riferimento al messaggio trasmesso e al pubblico al quale è diretto.

La professione non è disciplinata da norme specifiche nel settore privato, anche se sono altamente consigliati il conseguimento di una laurea nell’area della comunicazione e ulteriori passaggi formativi, quali stage o corsi di specializzazione post-laurea. Al contrario, per lavorare negli enti pubblici, è richiesto il possesso della laurea in scienze della comunicazione o, nel caso di laureati in diverse discipline, di un diploma di specializzazione post-laurea (master o corso di perfezionamento).

Il comunicatore lavora soprattutto all’interno di un’azienda: cerca di coinvolgere dipendenti e collaboratori sulle attività e sui cambiamenti dell’ambiente in cui lavorano. Questo obiettivo passa attraverso la creazione di un giornalino interno fino all’organizzazione di meeting. Nella “comunicazione esterna”, invece, uno delle principali funzioni del comunicatore è diffondere in modo mirato e accurato un’immagine positiva ed efficace dell’azienda o ente per cui lavora.

Il comunicatore gestisce le iniziative di comunicazione integrata con i cittadini, le imprese, le associazioni e ad altri enti. Spesso indirizza il suo lavoro soprattutto agli interlocutori più influenti (come istituzioni, stampa, ecc.) e in base al budget che ha a disposizione, definisce contenuti e mezzi delle attività di comunicazione che va a organizzare.

Gestisce manifestazioni istituzionali ed eventi speciali. Cura la redazione dei comunicati stampa, organizza conferenze, incontri ed eventi per la stampa, la radio, la televisione. Realizza prodotti editoriali e/o di comunicazione istituzionale.

Partecipa all’organizzazione di campagne pubblicitarie e all’acquisto di spazi pubblicitari sui vari media, alla progettazione e al coordinamento dei contenuti informativi, all’organizzazione della rete telematica, secondo i criteri di efficacia e usabilità, e ne verifica l’aggiornamento. Partecipa alla definizione e al coordinamento dell’immagine grafica ed editoriale e alla progettazione di soluzioni idonee a promuoverla.

Contribuisce inoltre all’organizzazione e cura il coordinamento delle attività degli sportelli fisici e virtuali di comunicazione con il pubblico e, nel caso di un ente pubblico, promuove l’integrazione con gli sportelli di altre amministrazioni pubbliche anche al fine di garantire l’esercizio del diritto di informazione e di accesso.

Promuove azioni di marketing dei servizi con mezzi tradizionali e nuovi, indagini, analisi dell’immagine dell’ente (privato o pubblico) per cui lavora sull’efficacia delle campagne di comunicazione e sulla valutazione della qualità percepita dei servizi. Opera a diretto contatto con la dirigenza, curando gli aspetti gestionali e di programmazione economico-finanziaria delle attività svolte direttamente o dal personale coordinato, monitorando obiettivi assegnati e risultati raggiunti.

In conclusione vediamo quali sono i requisiti che caratterizzano un buon esperto di comunicazione:

realismo e praticità: il comunicatore deve tendere al conseguimento di risultati pratici che incidono sulla realtà, individuando gli interlocutori giusti e scegliendo i mezzi di comunicazione adatti ed efficaci;
socialità: deve suscitare interesse per l’oggetto della comunicazione, fornendo tutti gli strumenti idonei per l’approccio e la comunicazione da parte dei mass media;
onestà e verità: deve saper impostare le iniziative di comunicazione su una base di informazione e conoscenze non falsate, tenendo conto delle esigenze del proprio pubblico (cittadini/clienti/utenti);
sensibilità e creatività comunicativa sia a livello ideativo, sia a livello operativo;
capacità di esprimere la cultura della propria organizzazione sia nei momenti programmati sia nella gestione dell’emergenza.

Come lavora e a che cosa serve un ufficio stampa

Gli strumenti di un ufficio stampa

L’esperto di comunicazione e il suo lavoro